Wdrażanie Systemu Zarządzania Jakością – najczęstsze problemy

Kiedy kadra zarządzająca daną organizacją decyduje się na wdrożenie ISO, zwykle nikomu nawet przez myśl nie przemknie, że takie przedsięwzięcie mogłoby zakończyć się niepowodzeniem. Tymczasem na drodze do uzyskania certyfikatu ISO firma może napotkać wiele przeszkód. Jeżeli podejdziemy do nich w odpowiedni sposób, wówczas nie powinny stanowić problemu. Jednak jeżeli od samego początku nie będziemy rozwiązywać napotkanych problemów, to mogą się one nawarstwić i ostatecznie przyczynić się do zakończenia procesu certyfikacji niepowodzeniem.

Doświadczenie zdobyte podczas wielu lat wdrażania ISO jednostkach i przedsiębiorstwach różnych branż, pokazuje nam, że bariery napotykane na drodze do certyfikacji można podzielić na kilka obszarów, jakich one dotyczą:

Co najważniejsze, wszystkich tych barier można uniknąć, a problemy rozwiązać. Kluczowe jest jednak wyczulenie w tych kwestiach i odpowiednio szybka reakcja.

Brak zaangażowania i wsparcia ze strony zarządu

To właśnie zarząd danej organizacji decyduje o rozpoczęciu procesu wdrażania certyfikatu ISO. Niestety często na tym udział w tym procesie się kończy... Ten brak zaangażowania jest zauważalny dla wszystkich pracowników, co może być przyczyną frustracji i spadku motywacji.

Konieczne jest, żeby zadbać o odpowiednią edukację i przeszkolenie kadry kierowniczej. Pracownicy wyższych szczebli powinni znać cele i zalety wdrożenia certyfikatu ISO. Podczas takich szkoleń kadra zarządzająca powinna także poznać metody prawidłowego tworzenia procedur. Program takich szkoleń powinien należeć do punktów obowiązkowych harmonogramu wdrażania certyfikatu w organizacji. Bardzo ważne jest, żeby pracownicy kadry zarządzającej mieli świadomość, jak istotne dla powodzenia całego projektu jest wsparcie, jakiego udzielają swojemu zespołowi. Pamiętajmy, że kluczem do sukcesu jest współpraca i zaangażowanie wszystkich pracowników - niezależnie od funkcji, jaką pełnią.

W proces wdrażania zaangażowane są grupy robocze, składające się z pracowników danej firmy. W takiej sytuacji bardzo ważne jest, żeby kierownik, czy menager zadbał o przeniesienie części obowiązków na pozostałe osoby z zespołu, tak, by odciążyć zaangażowanych pracowników.

ISO a budżet firmy

Decyzja o wdrożeniu certyfikatu ISO jest jak najbardziej trafna w strategii rozwoju firmy. Jest jednak jeden warunek. Pomiędzy decyzją a realizacją powinien nastąpić szereg przygotowań, również pod względem finansowym, które pozwolą wdrożyć ISO zgodnie z planem i bez narażenia przedsiębiorstwa na brak stabilności finansowej. Same koszty związane ze wdrożeniem certyfikatu ISO nie są wysokie. Jednak konieczność zmiany procesów, co niejednokrotnie wiąże się z gruntowym przekształceniem działania części obszarów firmy, szkoleniem pracowników może generować spore koszty. Warto przygotować organizację na taką ewentualność, aby przejście certyfikacji ISO zakończyło się powodzeniem, a nie problemami finansowymi firmy. Dlatego warto skorzystać ze wsparcia specjalisty, który na wstępnie oszacuje koszty związane ze wdrożeniem ISO w danej firmie. To pozwoli ocenić przygotowanie finansowe firmy i uniknąć sytuacji, w której proces musiałby być zahamowany przez brak środków.

Błędnie przygotowane procedury

W ramach przeprowadzanej certyfikacji porządkowane są wszelkie procedury, a także zostają opracowywane nowe, w obszarach, w których ich brakowało. Do tworzenia procedur należy podchodzić ostrożnie i etapowo. Trzeba pamiętać, że każda procedura, jaka zostanie utworzona, będzie musiała być w przyszłości realizowana. Zatem procedury nie powinny być zbyt skomplikowane i złożone, aby nie utrudniały nadmiernie działania firmy na co dzień.