Audity ISO – jakie są ich rodzaje i kiedy należy je przeprowadzić?

Wdrażanie systemu zarządzania jakością niejednokrotnie wymaga od organizacji sporych zmian w strukturze i działaniu. Wszelkie te działania mają na celu poprawić poziom działania firmy i dostosować ją do wymagań zawartych w konkretnej normie ISO. Żeby zweryfikować i potwierdzić zgodność działań przedsiębiorstwa lub organizacji z wymaganiami danej normy ISO konieczne jest przeprowadzenie auditu. Regularnie przeprowadzane audity pozwalają na wychwycenie ewentualnych nieprawidłowości, a także skorygowanie tych niedociągnięć. W związku ze wdrożeniem certyfikatu ISO przeprowadzane są w organizacji różnego typu audity, różniące pod względem zakresu przeprowadzanej inspekcji, a także osobą audytora. Dziś objaśnimy, jakie istnieją rodzaje auditów, jak przebiegają tego rodzaju kontrole i kto może je przeprowadzić?

Audit czy audyt ISO – jakie określenie jest prawidłowe?

Szukając informacji dotyczących certyfikacji, możemy spotkać się z dwoma formami: audytem i audytem ISO. Która z tych form jest poprawna? Tutaj zdania są podzielone… Specjaliści zajmujący się poprawnością języka polskiego są zdania, ze jedyną akceptowalną w języku polskim formą jest audyt. Jednak specjaliści związani z branżą systemów zarządzania wskazują „audit” jako poprawną formę, zwracając uwagę na wyjątkowe znaczenie tego słowa. Audit ISO jest przeciwstawiany typowemu audytowi (przeprowadzanemu np. w branży finansowej), jako działanie mające na celu wykazanie zgodności z normami, a nie typowej kontroli.

Rodzaje auditów ISO

Określenie „audyt” często kojarzy się dość pejoratywnie i bywa źródłem stresu w wielu firmach. Przyczyną tego jest złe zrozumienie pojęcia audyt, co wpływa na jego nieprawidłową realizację w praktyce. Zadaniem auditu jest ocena działania systemu i poszczególnych procesów wewnątrz organizacji, a także wykrycie wszelkich elementów zgodnych w działaniu organizacji z określoną normą ISO. Warto zauważyć, że podczas przeprowadzania auditu, powinny być obecne m.in. osoby zarządzające danym działem. Jednak celem auditu nie jest wytknięcie błędów, a szczególnie niezgodności popełnionych przez daną osobę. W czasie auditu ISO analizowane jest, jak wiele punktów udało się zrealizować, a które ze stref wymagają jeszcze modyfikacji.

Przeprowadzane audity ISO możemy podzielić na wewnętrzne i zewnętrzne. Każdy z tych auditów ma nieco inną rolę, jednak każdy z nich jest kluczowy w procesie wdrażania ISO, a także utrzymania odpowiednich standardów.

Audit wewnętrzny ISO – na czym polega i kto go przeprowadza?

Głównym założeniem norm zarządzania jakością, jest nieprzerwane dążenie do doskonalenia organizacji. Systematycznie przeprowadzane audity wewnętrzne wpisują się w te działania projakościowe. Z tego też powodu warto zaplanować w harmonogramie działania regularne audity wewnętrzne ISO, które pozwolą na jeszcze lepsze i sprawniejsze działanie.

Audit wewnętrzy przeprowadzany jest przez pracowników danej organizacji. Zaletą takiego rozwiązania jest spora wiedza dotycząca funkcjonowania przedsiębiorstwa, a także pełne zrozumienie specyfiki działania oraz znajomość słabych punktów. Auditorem wewnętrznym może zostać praktycznie każdy pracownik – zarówno szeregowy, jak i z kadry zarządzającej. Warto jednak, aby auditor pracował w innych dziale niż dział, który będzie audytować – to ułatwi pozostanie bezstronnym. Zanim pracownik będzie mógł przeprowadzić audyt wewnętrzny ISO, niezbędne będą odpowiednie szkolenia przygotowujące.

W przypadku większych firm, o skomplikowanej strukturze warto zdecydować się na profesjonalnego doradcę, który w sposób kompleksowy przygotuje organizację do wdrożenia certyfikatu, a także przeprowadzi audyt wewnętrzny, pozwalający na dopracowanie procesów i poprawę ewentualnych niedociągnięć. Taki specjalista przeprowadza najczęściej również audyt zerowy, zwany wstępnym, który potwierdza gotowość organizacji do wdrożenia certyfikatu i przeprowadzenia auditu zewnętrznego

Audit zewnętrzny ISO – dlaczego warto go przeprowadzać

Audity zewnętrzne realizowane są przez niezależne jednostki certyfikujące. Zadaniem audytorów zewnętrznych jest określenie czy system zarządzania w danej organizacji oraz wszelkie procesy, które w niej zachodzą, spełniają wymagania danego standardu ISO. Audit zewnętrzny przeprowadzany jest w chwili, gdy organizacja chce uzyskać określony certyfikat ISO. Kolejny audit przeprowadza się po okresie trzech lat, w celu dokonania weryfikacji, czy firma nadal spełnia określone w normie ISO wymagania.

Chcesz dowiedzieć się więcej na temat auditów, a także wdrożenia certyfikatów ISO? Zapraszam do kontaktu!