Nowelizacja ISO 9000 - dlaczego wprowadzane są zmiany w normach?

Działania mające na celu usprawnienie działania danej firmy lub organizacji, a także poprawę jakości wytwarzanych produktów mają swoje początki w pierwszej połowie XX w. Od tego czasu sporo zmieniło się - i wciąż zmienia na rynku produkcyjnym, a także w gospodarce, czy podejściu do klienta. Wraz ze zmianami postaw zarówno konsumentów, zmianami społecznymi, jak i gospodarczymi, niejednokrotnie konieczne jest też wprowadzenie modyfikacji do obowiązujących aktualnie norm. Zjawisko nowelizacji systemu zarządzania jakością przedstawimy na podstawie normy ISO 9001. Jest to najpopularniejsza i jednocześnie najczęściej wdrażana norma, która może być zastosowana zarówno w przedsiębiorstwach produkcyjnych, usługowych, jak i organizacjach użyteczności publicznej.

Na czym polega nowelizacja normy? W jakim celu jest stosowana?

Nieustanny rozwój technologii i pojawiające się innowacje wymagają nowelizacji obowiązujących norm. Ważne, aby wymagania określone w normach nie ograniczały rozwoju przedsiębiorstw, tylko były wsparciem, elementem systematyzującym te działania. Żeby uchronić się przed taką sytuacją i zminimalizować ryzyko przyhamowania rozwoju przez skostniałe reguły ustanowione w normach ustala się dla każdej normy okres od 5 do 8 lat obowiązywania danej normy w danej postaci. Po tym czasie norma powinna zostać przejrzana i przeanalizowana. Czasem - tak jak w przypadku normy ISO 9001 - przyjęty zostaje dłuższy okres. Po upływie ustalonego okresu norma zostaje przeanalizowana pod względem aktualności. Jeżeli w wyniku przeprowadzonej analizy okaże się, że norma pod jakimś względem nie jest już aktualna, to konieczne jest nowe wydanie normy. Do najczęstszych przyczyn zalicza się rozwój nauki i techniki, rewolucję przemysłową 4.0, zmiany w gospodarce, zmiany w działaniach proekologicznych. Najczęściej wdrożone zmiany mają na celu ułatwienie ich zastosowania w praktyce, niezależnie od branży i profilu działalności organizacji.

Jak zmieniała się norma ISO 9000 i na czym polegała jej aktualizacja?

Norma ISO 9001 została ustanowiona w 1987 roku. Jej celem było skoncentrowania działań firmy na jakość. Początkowa postać normy została zmodyfikowana już w 1994 roku, aktualizacja normy polegała przede wszystkim na zmianie słownictwa zawartego w normach, a także na ujednoliceniu niektórych dokumentów. Bardzo istotna była zmiana określenia z "kupujący" na "klient". Choć zmiana ta może wydawać się kosmetyczna, to wymusiła ona zmianę nastawienia przedsiębiorstwa względem odbiorcy. Przestał być on traktowany wyłącznie jako odbiorca wykonanych produktów. Od tego czasu zwiększono nacisk na obsługę klienta i spełnienie jego oczekiwań. W ramach ten nowelizacji wprowadzono także wymóg tworzenia księgi jakości.

Największa zmiana w ISO 9001 została wprowadzona pod koniec 2000 roku. Polegała ona na totalnym przekształceniu dotychczasowych wymagań, a także struktury normy, zmian definicji. Część norm składających się na ISO 9000 została ujednolicona, część z nich wycofana. Norma w nowej postaci przewidywała podejście procesowe, wdrożenie zasad zarządzania jakością, a także konieczność ciągłego doskonalenia. Zgodnie z nowymi założeniami normy priorytetowy stał się klient, jego potrzeby i wymagania. Co najważniejsze, została w znaczący sposób uproszczona dokumentacja i zminimalizowana biurokracja. Te zmiany pozwoliły na wdrażanie ISO 9000 w różnego rodzaju instytucjach i branżach.

Kolejna zmiana wdrożona została w 2015 roku. Od tej modyfikacji norma ta nosiła nazwę ISO 9001:2015. W przypadku tej nowelizacji w normie pojawiły się kwestie dotyczące zarządzania ryzykiem, celi jakości oraz podejścia do planowania. Pojawiły się także nowe wymagania, jakie musi spełnić organizacja wrażająca certyfikat. Wyróżniany jest kontekst zewnętrzny (czynniki, na które firma nie ma wpływu) i wewnętrzny (wszystkie czynniki, na które organizacja ma wpływ, może je modyfikować) - to rozgraniczenie ma istotny wpływ na realizowanie strategii. Ważne jest, by firma monitorowała te konteksty, a w przypadku kontekstu wewnętrznego kształtowała je zgodnie z bieżącymi potrzebami.

Zgodnie z nowelizacjami wprowadzonymi do normy ISO 9001:2015 konieczne jest także określenie dwóch istotnych elementów. Są to: czynnik ryzyka oraz szanse - należy przeanalizować czynniki występujące w otoczeniu danej organizacji lub firmy, określić ich wpływ i siłę oddziaływania na działalność. Następnie warto skupić się na działaniach, których celem jest zmniejszenie ryzyka, lub tych, które zwiększają szanse na osiągnięcie celu i poprawę jakości. Każde przedsiębiorstwo działające zgodnie z założeniami ISO 9001 powinno prowadzić zrównoważoną politykę, zakładającą proporcjonalne dobieranie szans do ryzyka. Wszelkie działania podejmowane przez przedsiębiorstwo, czy organizację powinny być spójne z jej polityką, założeniami oraz wymaganiami. Ustalone cele jakości muszą być mierzalne, a także aktualizowane w zależności z bieżącymi potrzebami czy zmianami. Należy pamiętać o systematycznym monitorowaniu celi i wdrażaniu poprawek, jeżeli zaistnieje taka potrzeba.

Wraz z aktualizacją normy ISO 9001 zniesiono obowiązek tworzenia księgi jakości. Zmianie uległo także podejście do przechowywania informacji - zaczęła obowiązywać w tej dziedzinie większa dowolność, co znacznie ułatwia wdrożenie certyfikatu ISO, a także przestrzeganie wszystkich procedur. Najnowsza nowelizacja normy 9001 sprawia, że wprowadzenie certyfikatu w firmie jest znacznie łatwiejsze, pozwala na pewną dowolność w działaniach organizacji i określenie co jest dla niej najważniejsze - a to przybliża organizację do osiągnięcia założonych celów jakości.

Co oznacza aktualizacja normy ISO dla firmy?

Jak już wspomnieliśmy, zmiany gospodarcze, społeczne czy związane z dbałością o ekologię sprawiają, że obecnie obowiązujące normy wymagają aktualizacji. Co jednak oznacza to dla danej organizacji, która np. kilka lat temu wdrożyła aktualizowaną normę ISO? Jakie działania powinna podjąć? W przypadku nowelizacji normy jakości ISO informuje wszystkie przedsiębiorstwa i organizacje o tym fakcie za pośrednictwem biuletynów, informacji w czasopismach lub pocztą elektroniczną. Jest to o tyle ważne, że każda z organizacji jest zobligowana do wprowadzenia zmian związanych z nowelizacją danego standardu. Oczywiście ISO zapewnia odpowiedni czas do wprowadzenia zmian - o tym także firmy i organizacje zostaną poinformowane. Taki okres przejściowy, w którym przedsiębiorstwo może wprowadzać zmiany trwa do około 3 lat. To optymalny czas, na opracowanie strategii zmian w jednostce i stopniowe ich wdrażanie. W ramach dopasowywania przyjętej normy ISO do nowych standardów należy przeanalizować w jakich obszarach będzie niezbędne przeprowadzenie szkoleń, czy zmiany wiążą się z dodatkowymi kosztami, jaki budżet będzie konieczny. Zmiany warto skonsultować z kadrą kierowniczą, z którą ustalony zostanie harmonogram działania.

Chcesz dowiedzieć się więcej na temat ISO? Zapraszamy do lektury artykułu ISO W Pigułce. Znajdziesz w nim szczegółowe informacje dotyczące certyfikatów jakości.