Metody wdrażania systemu zarządzania jakością

Niejednokrotnie wspominaliśmy, jak istotne dla działania firmy ma system zarządzania jakością. Powinien być on traktowany na równi z innymi systemami np. dotyczącymi zarządzania bezpieczeństwem i higieną pracy czy finansami. System zarządzania jakością (SZJ) pozwala na uzyskanie lepszej, a także równej jakości produktów oraz usług. Efektem tego jest zwiększenie satysfakcji klientów i zminimalizowanie liczby zwrotów, czy reklamacji. To w znaczny sposób przyczynia się do rozwoju firmy, powiększenia oferty, a także wzrostu zaufania, jakim klienci darzą przedsiębiorstwo. Co ważne, wdrożony system zarządzania jakością przekłada się również na zyski firmy i pozwala wzmocnić pozycję firmy na rynku. Żeby jednak działanie to przyniosło oczekiwane efekty, należy w odpowiedni sposób przygotować się do procesu wdrożenia systemu zarządzania jakością. Pozwoli to na uniknięcie ewentualnych błędów, które mogą mieć wpływ na efektywność SZJ.

Jak przygotować się do wdrożenia systemu zarządzania jakością?

Doświadczenie pokazuje nam, że najczęściej błędy popełniane są na początkowym etapie, jednak trudno je wyłapać mało doświadczonej osobie. O obecności tych błędów najczęściej dowiadujemy się pod koniec działań związanych z wdrażaniem, tuż przed audytem. Naprawa tych błędów wiąże się z dodatkowymi kosztami i przedłużeniem procesu wdrożenia. Żeby tego uniknąć, należy na etapie planowania działań wyznaczyć osobę odpowiedzialną za wdrożenie systemu zarządzania jakością. W przypadku większych firm może to być pracownik posiadający wiedzę i doświadczenie w tej dziedzinie. Jednak pewniejszym i bezpieczniejszym rozwiązaniem będzie współpraca z profesjonalnym konsultantem, który właściwie poprowadzi procedurę wdrożenia SZJ. Zewnętrzny konsultant pomagający we wdrożeniu systemu zarządzania jakością w znacznym stopniu odciąża kadrę zarządzającą z obowiązków. Jednocześnie, warto zaznaczyć, że zewnętrzny specjalista może mieć większy wpływ na pracowników. Zazwyczaj mniejsze firmy angażują w działania związane z wdrożeniami kadrę kierowniczą, kierując się oszczędnościami, jednak nie jest to dobry kierunek działania. Niestety zazwyczaj niewystarczająca wiedza pracowników na temat wdrażania SZJ skutkuje wystąpieniem błędów, a więc w konsekwencji wiąże się z dodatkowymi wydatkami związanymi z poprawą działań. .

Jakie są metody wdrażania SZJ?

Niezależnie od tego, jaką metodę wdrożenia wybierzemy, powinna ona zawierać konkretne punkty, których pominięcie byłoby niekorzystne dla działania firmy. Wdrażanie powinno rozpocząć się od identyfikacji systemu zarządzania jakością, a także przygotowania harmonogramu i ustalenia celów. Obejmować powinno, m.in. szkolenie pracowników, szczególnie kadry kierowniczej, przygotowanie odpowiedniej dokumentacji systemu zarządzania jakością, księgi jakości itd., kończąc na audycie wewnętrznym i ewentualnych korektach.
Istnieje kilka scenariuszy wdrażania systemu zarządzania jakością. Jedna z nich zakłada stopniowe wprowadzanie SZJ procedura po procedurze. Pozwala to na bieżące wychwycenie i wyeliminowanie błędów, a także stopniowe wprowadzanie pracowników. Rozwiązanie to ma też niestety swoje wady. Stopniowe wdrażanie procedur może powodować dezorientację, chaos organizacyjny, istnieje także ryzyko, że dane procesy nie będą ze sobą powiązane, co zakłóci ich prawidłowe działanie. Inną metodą stosowaną przy wdrażaniu SZJ jest tzw. godzina zero. Zgodnie z tą metodą najpierw opracowywane są wszelkie procedury i dokumentacja, aby wprowadzić ją w życie zgodnie z ustalonym terminem. Taki sposób wdrażania pozwala na odpowiednie zaplanowanie wszystkich procesów i zależności między nimi. Niestety metoda ta niesie również ze sobą ryzyko popełnienia błędów i powtarzania ich we wszystkich procesach. Dlatego warto wdrożenie systemu zarządzania jakością warto powierzyć konsultantowi, który dzięki swojej wiedzy i doświadczeniu najlepiej przeprowadzi firmę przez wszystkie etapy związane z wdrożeniem.

Masz pytania dotyczące wdrożenia systemu zarządzania jakością w Twojej firmie? Zapraszam do kontaktu - z chęcią odpowiem na wszelkie pytania.