Rola liderów i pracowników w utrzymaniu systemu zarządzania jakością ISO 9001

System zarządzania jakością zawarty w ISO 9001 oparty jest na siedmiu zasadach, które po pewnych modyfikacjach stanowią podstawę wdrożenia systemu zarządzania jakością w organizacji. Wśród jednej z tych zasad znajdziemy przywództwo. Wymagania normy określają kto pełni rolę przywódcy w przedsiębiorstwie, a także jakie są obowiązki przywódców związane z wdrożeniem ISO 9001 oraz jego utrzymaniem. W tym artykule omówimy także rolę kierownictwa podczas auditu, a także jego udział w zaangażowaniu pracowników w proces certyfikacji.

Kto zgodnie z ISO 9001 pełni rolę przywódcy?

Według normy rolę przywódcy w danej organizacji pełni osoba albo grupa osób decyzyjnych, należących do kadry najwyższego szczebla. Najczęściej w przedsiębiorstwach rolę tę pełnią osoby zarządzające firmą lub jej częścią, np. kierownictwo wyższego szczebla, dyrektorzy, menadżerowie. Należy jednak pamiętać, że rola przywódcy zależna jest od zakresu obowiązywania systemu zarządzania jakością - nie zawsze obejmuje on całą firmę, a tylko jej część - z tego właśnie powodu w terminologii związanej z normami ISO stosuje się określenie "organizacja".

Wraz z ujednoliceniem norm i wprowadzeniem wspólnej podstawowej struktury, rola najwyższego kierownictwa znacząco wzrosła, w porównaniu do wcześniejszej postaci norm. Aktualnie informacje i wytyczne dotyczące zadań spoczywających na kadrze zarządzającej znajdziemy w rodziale nr 5 "Przywództwo".

Jakie są zadania kadry zarządzającej związane z ISO 9001?

Celem zaangażowania kierownictwa w działania związane z wdrożeniem certyfikatu ISO 9001 jest pokazanie potrzeby i słuszności zachodzących zmian. Swoją postawą powinni zmotywować pracowników swojego zespołu, co pozwoli skuteczniej wdrożyć konieczne zmiany - przełoży się to nie tylko na zwiększenie zgodności procesów z wytycznymi normy ISO, ale także na produktywność, co pozwoli szybciej osiągnąć założone cele biznesowe. Do najistotniejszych obowiązków kierownictwa należy:

Istotne jest, aby w ramach przywództwa zadbać o to, by liderzy na każdym szczeblu firmy budowali pozytywne relacje z pracownikami, a także współpracowali w ramach wdrożenia ISO 9001. Dobry lider nie tylko wyznacza cele, ale także pomaga swoim pracownikom w ich realizacji. Dzięki właściwemu zarządzaniu możliwe jest utrzymanie określonego kierunku zmian i dobrej organizacji procesów. Takie działanie pozwala na poprawę jakości procesów zachodzących w firmie.

W jaki sposób poprawić działanie zarządu w odniesieniu do ISO?

Odpowiednie zaangażowanie kadry kierowniczej w działanie firmy, a w szczególności w procesy związane z wdrożeniem i utrzymaniem systemu zarządzania jakością daje firmie wiele korzyści. Lepsza koordynacja procesów, przekłada się na większą wydajność i skuteczność pracy. Zaangażowanie w zmiany i działanie firmy poprawiają relacje między menadżerami a pracownikami poszczególnych działów. Zmotywowani pracownicy chętniej rozwijają i doskonalą swoje umiejętności, co jest korzyścią dla przedsiębiorstwa.

Dobry lider w ujęciu normy powinien aktywnie realizować działania i procesy związane z wdrożeniem ISO 9001, co przyniesie znacznie lepsze efekty niż rozporządzanie zespołem z dystansu. Istotne jest także reagowanie na zmiany wewnętrzne, a także dylematy pracowników z nimi związane. Objaśniając charakterystykę zmian i przekonując o jej słuszności, łatwiej wdrożymy i utrzymamy zarządzanie jakością w organizacji. Pamiętajmy także, że istotą ISO 9001 jest ciągłe doskonalenie, co liderzy powinni uwzględnić w ustanawianiu kolejnych celów.