Wdrażanie ISO - przyczyny niepowodzenia certyfikacji

Niejednokrotnie wspominaliśmy już, że certyfikacja ISO jest coraz popularniejsza. Decyduje się na nią wiele przedsiębiorstw i organizacji, postrzegając takie działanie, jako inwestycję w rozwój firmy. Szczególnie popularnym certyfikatem jest ISO 9001 i choć trzeba przyznać, że w Polsce także przybywa z roku na rok organizacji mogących pochwalić się certyfikatem, to na tle całej Unii Europejskiej wciąż nie wypadamy zbyt dobrze. Jakie są tego przyczyny? Nieprawidłowa interpretacja norm sprawia, że często wdrażanie ISO kojarzone jest z koniecznością przygotowania ogromnej ilości dokumentów, przeprowadzania kontroli (audytów wewnętrznych i zewnętrznych), a także ogólnym zamieszaniem w organizacji firmy. Tymczasem najczęściej taki stan rzeczy wynika z błędnej interpretacji i nieprawidłowości podczas wdrażania ISO. Zdarza się, że liczne utrudnienia podczas procesu certyfikacji są przyczyną braku finalizacji tych działań. W tym artykule przedstawimy najczęstsze przyczyny niepowodzeń na różnych etapach wdrożenia ISO.

Zwiększenie świadomości na temat prawidłowego podejścia do certyfikacji ISO, odpowiednia realizacja planu i założeń w znaczącym stopniu ułatwia ten proces i zwiększa szanse na jego finalizację. Dowiedz się, co może utrudnić i skomplikować wdrożenie ISO i jak tego uniknąć.

Czynniki utrudniające wdrożenie ISO

Przyczyny niepowodzeń podczas certyfikacji ISO można podzielić na kilka grup, w zależności od ich źródła. Najczęściej wymienia się czynniki związane z zarządem firmy, czynniki związane z procesem wdrażania ISO i czynniki finansowe. Wszystkie te przyczyny niepowodzeń mogą zniweczyć plan wdrożenia ISO, ale także można nad nimi zapanować.

Wdrożenie ISO a działania kadry zarządzającej

Kadra zarządzająca odgrywa bardzo ważną rolę w procesie certyfikacji. Niestety, doświadczenie pokazuje, że w wielu organizacjach wdrażających System Zarządzania Jakością, rola ta ogranicza się do zainicjowania wdrożenia ISO w firmie i odebrania efektów tych działań – pomyślnie wdrożonego certyfikatu, który zgodnie z oczekiwaniami ma przełożyć się na zyski przedsiębiorstwa. Bardzo ważne jest zaangażowanie i wsparcie ze strony kadry kierowniczej na wszystkich etapach wdrożenia systemu. Warto przeprowadzić dla pracowników szczebla zarządzającego szkolenia, które zwiększą świadomość, z czym wiąże się ISO i na czym polega jego wdrożenie. Z pewnością zaangażowanie kierownictwa przełoży się na zaangażowanie wszystkich pracowników. Warto też, aby kadra zarządzająca okazała wsparcie pracownikom tworzącym grupę roboczą zajmującą się wdrożeniem normy oraz pełnomocnikowi ds. jakości. Na czas prac związanych z certyfikacją, warto odciążyć zaangażowanych pracowników z części obowiązków.

Certyfikacja ISO a budżet firmy

Choć decyzja ISO jest doskonałym działaniem wspierającym rozwój firmy, to powinna być ona przemyślana i zaplanowana. Trzeba wiedzieć, że wdrożenie ISO wiąże się z pewnymi kosztami, które należy uwzględnić w budżecie rocznym firmy lub organizacji. Wówczas istnieje możliwość przygotowania budżetu na konieczne wydatki. W przeciwnym razie może dojść do sytuacji, w której przedsiębiorstwo/organizacja nie będzie dysponować wystarczającymi środkami, co nie pozwoli na kontynuację działań związanych z wdrożeniem certyfikatu. Koszty wdrożenia ISO różnią się od wielkości przedsiębiorstwa i rodzaju zmian, jaki należy wprowadzić, by uzyskać zgodność z normą.

Najważniejsze czynniki procesowe podczas wdrażania ISO

Za skazanie wdrożenia ISO na niepowodzenie może odpowiadać sam proces wdrożenia. Częstym błędem jest założenie zbyt krótkiego czasu na certyfikację ISO – to powoduje natłok działań i nierzadko chaos, co przytłacza pracowników lub paraliżuje działanie firmy. Problematyczna jest również zbyt duża liczba dokumentacji. Kluczem jest dobra organizacja i stworzenie harmonogramu działań. To pozytywnie wpłynie na proces wdrożenia ISO i pozwoli pomyślnie sfinalizować działania.