Największe błędy przy wdrażaniu ISO 9001:2015

Głównymi powodami, dla których przedsiębiorcy decydują się na wdrożenie certyfikacji w przedsiębiorstwie są: zwiększenie wydajności firmy oraz poprawa wizerunku firmy na rynku. Certyfikacja ma poprawić komunikację pomiędzy działami firmy, a także sprawić, by normy jakości były jeszcze bardziej restrykcyjnie przestrzegane. Dla Klientów firmy, która wdrożyła u siebie certyfikat, jest to jasny sygnał, że jest to firma godna zaufania, a produkty czy usługi, które oferują są najwyższej jakości. Wydawałoby się, że certyfikacja ISO 9001, to przepustka, dająca firmie pewną poprawę jakości i efektywności. Jednak podczas wdrażania normy ISO należy unikać kilku częstych błędów, które szansę na sukces mogą zmienić w zupełną porażkę. Jednym z największych ryzyk podawanych przez audytorów jest brak zaangażowania wśród pracowników.

Zaangażowanie pracowników a wdrażanie ISO 9001

Jednym z najważniejszych czynników, które mają realny wpływ na powodzenie wdrożenie ISO 9001 w przedsiębiorstwie jest zaangażowanie pracowników. Zagadnienie dotyczące zaangażowania personelu są szerzej poruszone w trzeciej zasadzie zarządzania jakością, a jeszcze dokładniej zagadnienie to omówione jest w normie 9000:2015. Zaangażowanie wszystkich pracowników firmy — niezależnie od zajmowanego stanowiska ma ogromne znaczenie dla wdrożenia normy ISO, ale i odpowiedniego działania przedsiębiorstwa. Brak zaangażowania może znacznie utrudnić wdrażanie zmian w przedsiębiorstwie, które konieczne są do uzyskania certyfikacji ISO. Dlatego warto przygotować pracowników na zmiany i podkreślić, jak istotne dla działania całej firmy jest doskonalenie się zarówno całego zespołu, jak i pojedynczych jednostek. Promowanie konieczności rozwoju firmy i działania procesowego pozwoli łatwiej wdrożyć konieczne zmiany i przestrzegać jakości wykonywanych procesów.

Jedną z przyczyn zaburzeń i nieprawidłowości procesów jest brak zaangażowania (a nawet chęci zaangażowania) osób odpowiedzialnych za dany proces. Takie nastawienie może nie tylko utrudnić, ale i niemalże zbojkotować certyfikację. Wśród pozostałych przyczyn znajduje się brak równości i powtarzalności procesów, a także brak monitorowania tych procesów i analizowania wyników. Jednak wszystkie te przyczyny mają najczęściej jedno źródło — negatywne nastawienie personelu odpowiedzialnego za dany proces. Jak to zmienić? Bardzo istotną rolę odgrywa ustalenie priorytetu wartości, jakimi kieruje się całe przedsiębiorstwo. Dla firmy, która chce się rozwijać i dostosowywać do dynamicznie rozwijającego się rynku, taką wartością będzie otwartość na zmiany. Nieustanny rozwój powiększa horyzonty firmy, a co za tym idzie poprawia jej sytuację na rynku i umacnia pozycję. Firma, która nie boi się zmian, to atrakcyjny partner biznesowy i staje się znacznie atrakcyjniejsza na tle konkurencji.

Jak rozwiązać problem zaangażowania i sprawnie wdrożyć ISO 9001?

Dla dobrego działania całego systemu, niezwykle ważna jest dobra komunikacja wewnątrz firmy, która ułatwi wymianę doświadczeń, a także pozwoli podkreślić, jak istotny jest wkład każdego pracownika w działanie firmy. W celu poprawy tego stanu rzeczy, warto podjąć działania mające na celu przydzielenie odpowiednich uprawnień, zwiększenia kompetencji pracowników, a także poprawy motywacji. Systematyczne szkolenia wdrożą personel w rytm zmian i pozwolą im się z taką sytuacją oswoić. Dobrym rozwiązaniem jest też systematyczne przeprowadzanie badań wśród pracowników. To pozwoli na ocenę zadowolenia pracowników i uzyskanie informacji, jakie zmiany i modyfikacje dla poprawienia sytuacji należy wprowadzić. Bezpośrednim czynnikiem mającym wpływ na zaangażowanie pracowników jest ich motywacja - warto o tym pamiętać, pracując nad relacjami panującymi w firmie.

Jeżeli masz pytania dotyczące wdrożenia ISO 9001 w Twojej firmie, zapraszam do kontaktu!