Czym zajmuje się pełnomocnik ds. ISO 9001? Jaka jest jego rola?

Jednym z istotniejszych założeń ISO 9001 jest nieustanne doskonalenie i ciągły nadzór nad tym, by procesy mające miejsce w organizacji przebiegały zgodnie normami określonymi w dokumentacji. W normie ISO 9001 w punkcie 5.3 określony jest obowiązek rozdzielenia konkretnych funkcji w organizacji, związanych z uprawnieniami i odpowiedzialnością za przebieg procesów. Teoretycznie, aktualna norma ISO 9001:2015, w przeciwieństwie do starszych edycji normy nie nakłada obowiązku stworzenia odrębnego stanowiska w celu kontroli procesów. W przypadku ISO 9001:2008 i ISO 9001:2000 w dokumentacji jasno było określone, że należy powołać pełnomocnika ds. systemu zarządzania jakością. Mimo, że stworzenie takiej funkcji nie jest konieczne, to jest to bardzo powszechna praktyka stosowana w celu spełnienia wymagań normy dotyczących nadzorowania zgodności działań organizacji w stosunku do ISO 9001.


Zgodnie z najnowszą wersją normy, istnieje duża dowolność w kwestii wyznaczenia osób nadzorujących funkcjonowanie Systemu Zarządzania jakością. Można zrealizować to wyznaczając jedną osobę - tak jak było to w przypadku obowiązkowego stanowiska pełnomocnika ds. ISO 9001 lub podzielić obowiązki między kilka osób, które przy okazji wykonywania swoich codziennych działań, będą nadzorować także przestrzegania norm jakości w konkretnych zakresach. Dziś omówimy funkcje pełnomocnika do spraw jakości, a także obowiązki jakie pełni w firmie na co dzień.


Jaką funkcję sprawuje pełnomocnik ds. ISO 9001?


Pełnomocnik do spraw ISO 9001, znany również jako pełnomocnik ds. Systemu Zarządzania Jakością (SZJ), jest kluczową postacią w organizacji wdrażającej i utrzymującej System Zarządzania Jakością zgodnie z normą ISO 9001. Jego rola jest istotna, ponieważ zapewnia zgodność z normami jakości oraz efektywność operacyjną firmy. Pełnomocnik odpowiada za szeroki zakres zadań, które mają na celu zapewnienie, że system zarządzania jakością działa zgodnie z wymaganiami normy ISO 9001 i przyczynia się do ciągłego doskonalenia procesów w organizacji. Zakres działania pełnomocnika (lub zespołu osób pełniących tę funkcję) jest bardzo szeroki i obejmuje wiele działań i obowiązków - przede wszystkim osoba ta pełni funkcję kierowniczą w zakresie zarządzania jakością. Oto najważniejsze z nich:


  • do obowiązków pełnomocnika należy organizacja SZJ w firmie, a także kontrola tego systemu i jego ciągłe udoskonalanie
  • pełnomocnik jest odpowiedzialny za tworzenie, aktualizowanie i zarządzanie dokumentacją SZJ, w tym polityką jakości, procedurami, instrukcjami i zapisami. Powinien zapewnić aktualną dokumentację, dostępną dla wszystkich pracowników i zgodną z wymaganiami normy ISO 9001
  • powinien przedstawiać kierownictwu organizacji na bieżąco wyniki związane z przestrzeganiem norm jakości
  • do zadań pełnomocnika należy także planowanie audytów, a także angażowanie się w ich przebieg, kontakt z jednostkami audytującymi i nadzorowanie działań naprawczych będących następstwem audytu
  • pełnomocnik powinien w organizacji rozwijać filozofię związaną z Systemem Zarządzania Jakością, a także promować wśród pracowników szkolenia i zdobywanie wiedzy z tego zakresu
  • obowiązkiem pełnomocnika jest zachowanie norm prawnych, a także spełnienie oczekiwań klientów

    • Pełnomocnik musi posiadać dogłębną wiedzę na temat wymagań normy ISO 9001 oraz najlepszych praktyk w zakresie zarządzania jakością. Powinien być na bieżąco z aktualizacjami i zmianami w normach oraz znać metody wdrażania i utrzymywania systemu zarządzania jakością. Pełnomocnik przedstawia raporty dotyczące stanu SZJ najwyższemu kierownictwu i doradza w kwestiach związanych z zarządzaniem jakością. Warto zauważyć, że pełnomocnik działa jako łącznik między kierownictwem a pracownikami, zapewniając, że polityki i cele jakościowe są komunikowane i zrozumiane na wszystkich poziomach organizacji.