Jak często przeprowadzać audyty wewnętrzne w firmie i jak się do nich przygotować?

Audyty ISO 9001 mają na celu zweryfikowanie działań i procesów zachodzących w firmie i określenie ich zgodności z założeniami danej normy. Celem przeprowadzania audytów ISO jest zwiększenie efektywności pracy organizacji lub firmy. To doskonały sposób na zweryfikowanie czy norma ISO została prawidłowo wdrożona i czy określone w niej zasady są wciąż przestrzegane. Wyróżniamy różne rodzaje audytów w zależności od sprawdzanego obszaru oraz osoby wykonującej audyt. W przypadku audytów ISO możemy wyróżnić: audyty zewnętrzne i audyty wewnętrzne. Audyty zewnętrze realizowane są przez zewnętrznych, certyfikowanych auditorów. Audyty zewnętrzne przeprowadzane są na etapie zdobywania przez firmę danego certyfikatu, a także w późniejszym czasie, w celu przedłużenia ważności certyfikatu ISO. Audyty wewnętrzne przeprowadzane są przez wytypowanych specjalnie do tej roli pracowników. Dzięki temu audytor dobrze zna działanie przedsiębiorstwa i może zweryfikować dogłębnie procesy we wszystkich obszarach. Rolą audytu wewnętrznego jest bieżące wychwytywanie wszelkich nieścisłości i weryfikowanie ich, co poprawia efektywność danej organizacji.

Audyty wewnętrzne i zewnętrzne przeprowadzane są w celu przeprowadzenia kontroli zgodności w przypadku wszystkich certyfikatu ISO, zarówno ISO 9001, ISO 14001, jak i innych norm jakości. Dlaczego audyty są tak istotne w procesie certyfikacji, jak i po nim? Systematyczne przeprowadzanie audytów jest formą realizacji jednego z założeń podejścia jakościowego w funkcjonowaniu firmy. Ich regularność pozwala na wyłapanie wszelkich, nawet pozornie nieistotnych niedociągnięć, które mogłyby z czasem mieć wpływ na efektywność firmy, jakość usług oraz produktów.

Audyt wewnętrzny - jak często powinien być przeprowadzany?

W wytycznych dotyczących ISO 9001 nie jest jednoznacznie określone to, jak często powinny być przeprowadzane audyty wewnętrze. Znajdujemy jedynie informację, że powinny być one przeprowadzane w równych odstępach czasu. To od danej organizacji zależy, czy audyty wewnętrzne będą przeprowadzane raz w roku, kilka razy w roku, a nawet raz w miesiącu. Decydując o częstotliwości przeprowadzania audytów wewnętrznych ISO, warto wziąć pod uwagę kilka istotnych czynników.

Częstotliwość przeprowadzania audytów warto dopasować do konkretnych procesów. W przypadku procesów wysokiego ryzyka, o strategicznym znaczeniu dla organizacji, audyty powinny być przeprowadzane kilka razy w roku. Procesy o niższego ryzyka można audytować raz w roku. Istotne jest też to, jak wykształcone są audytowane procesy. Mając do czynienia z procesami, które niedawno zostały opracowane, należy wziąć pod uwagę, że powinny być one częściej kontrolowane, ponieważ generują one większe ryzyko. W takich przypadkach warto kontrolować procesy nawet raz na kwartał. Inne podejście możemy mieć do ustabilizowanych, działających od dawna procesów, których nie trzeba nadzorować tak często - wystarczające będzie przeprowadzenie audytu nawet raz w roku.

Jakie jeszcze czynniki wpływają na częstotliwość wykonywania audytów? Warto wziąć pod uwagę także aspekty związane bezpośrednio z funkcjonowaniem przedsiębiorstwa. Istotną rolę odgrywają dotychczasowe doświadczenia związane z funkcjonowaniem procesów - jeżeli w audytach przeprowadzanych w przeszłości zauważono niezgodności, warto poświęcić tym procesom więcej uwagi przez częstsze audytowanie. To pozwoli jeszcze lepiej zadbać o wysoką jakość i efektywne funkcjonowanie organizacji. Pod uwagę warto wziąć również wymagania klientów lub wiążące nas wymagania prawne czy wynikające z umów. Ostatecznym czynnikiem mającym wpływ na częstotliwość audytów jest budżet przeznaczony na tego typu działania.

Podsumowując, częstotliwość audytów wewnętrznych jest kwestią bardzo indywidualną, na którą ma wpływ wiele czynników. Norma ISO 9001 nie podaje precyzyjnych danych, należy jednak mieć na uwadze, że systematyczne wychwytywanie niezgodności przekłada się na efektywniejszą poprawę jakości.